Hướng dẫn khởi tạo năm học mới trên phần mềm Nutri ALL

Dữ liệu trên phần mềm Nutri ALL được tổ chức và quản lý theo từng năm học để đảm bảo an toàn dữ liệu cũng như tính độc lập về mặt dữ liệu giữa các năm học (hoặc năm tài chính) đồng thời tối ưu hóa tốc độ truy xuất dữ liệu của phần mềm.

Chính vì những lý do trên mà trước khi bắt đầu vào năm năm học mới, người dùng sẽ cần thực hiện khởi tạo năm học mới.

Việc khởi tạo năm học mới được thực hiện theo các bước sau:

1. Kiểm tra để biết năm học mới đã được khởi tạo hay chưa.

>Bước 1: Bấm lựa chọn phân hệ HỆ THỐNG

>Bước 2: Bấm vào Năm học hiện hành để kiểm tra các năm học hiện có trong danh sách xổ xuống, nếu năm học mới đã được ai đó khởi tạo trước, nó sẽ được hiển thị trong danh sách này. Khi đó ta không cần khởi tạo năm học mới nữa.

>Ví dụ: Nếu năm học 2024-2025 đã có trong danh sách này thì không cần khởi tạo nữa. Ngược lại, nếu chưa có năm 2024-2025, ta sẽ cần khởi tạo năm học mới bằng cách thực hiện các bước tiếp theo.

2. Bắt đầu khởi tạo năm học mới.

>Bước 3: Bấm Tạo năm học mới trên phân hệ HỆ THỐNG để mở màn hình chức năng Khởi tạo năm học mới.

Lưu ý:

• Nếu nút bấm chức năng Tạo năm học mới bị vô hiệu hóa, xin mời bấm vào đây để biết cách khôi phục.
• Với phiên bản mới nhất, phần mềm sẽ báo lỗi nếu thực hiện khởi tạo năm học mới đã được khởi tạo trước đó

3. Nhập thông tin năm học mới

Bước 4: Điều chỉnh Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc năm học.

- Nếu không cần điều chỉnh giá trị ngày tháng có sẵn thì có thể bỏ qua bước 4.

Bước 5: Bấm Tiếp tục để tiến hành khởi tạo năm học mới với các thông tin đã nhập.

Bước 6: Nhập mật khẩu để xác nhận quyền thay đổi dữ liệu.

- Nếu chưa đổi mật khẩu, hãy nhập mật khẩu là 123456

- Nếu đã hủy bỏ mật khẩu, hãy để trống và bấm Nhập

- Nếu quên mật khẩu, hãy bấm vào đây để liên hệ với chúng tôi

Bước 7: Bấm Đồng ý (hoặc OK), sau đó đợi một lát để hệ thống thực hiện khởi tạo dữ liệu năm học mới. 

Sẽ cần đợi khoảng từ 15 đến 30 giây tùy từng cấu hình máy tính để thực hiện xong.

4. Kết chuyển số liệu từ năm học cũ sang năm học mới

Sau khi năm học mới đã được khởi tạo thì các dữ liệu sau đây sẽ được kết chuyển tự động từ năm học cũ sang năm học mới mà người dùng không cần thực hiện hoặc xác nhận gì thêm, bao gồm :

- Danh sách người dùng phần mềm

- Danh sách nhân viên – giáo viên, học sinh.

- Danh sách nhà cung cấp.

- Dữ liệu thực phẩm và món ăn.

- Thư viện bảng tính khẩu phần ăn mẫu.

- Một số dữ liệu hệ thống khác đã thiết lập.

Lưu ý: Để đảm bảo nguyên tắc hạch toán chi phí nuôi dưỡng độc lập giữa các năm học thì toàn bộ các bảng tính khẩu phần ăn đã áp dụng và các chứng từ (phiếu nhập xuất thu chi) của năm học cũ sẽ không được kết chuyển sang năm học mới.

Chỉ có thể sử dụng các bảng tính khẩu phần ăn cũ đã được ghi vào Thư viện bảng tính khẩu phần ăn mẫu trước khi tạo năm học mới. (Xin mời bấm vào đây để xem video hướng dẫn ghi và sử dụng Bảng tính khẩu phần ăn mẫu)

Ngoài ra, người dùng có thể lựa chọn có hoặc không kết chuyển các số liệu sau từ năm học cũ sang năm học mới:

- Hàng hóa tồn kho

- Công nợ của nhà cung cấp

Bước 8:

- Chọn Không nếu không muốn kết chuyển các số liệu trên, màn hình sẽ hiển thị thông báo Khởi tạo năm học thành công, bấm Đồng ý để kết thúc tác vụ hoặc;

- Chọn Có để chuyển đến màn hình kết chuyển số liệu Hàng tồn kho và Công nợ từ năm học cũ sang năm học mới

Bước 9: Đánh dấu để chọn số liệu cần kết chuyển.

Bước 10: Bấm Thực hiện để bắt đầu kết chuyển số liệu hoặc Đóng lại để hủy thao tác kết chuyển. Ngay sau đó, màn hình sẽ hiển thị thông báo kết chuyển thành công và kết thúc tác vụ

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc phát sinh cần được hỗ trợ, xin vui lòng bấm vào đây để kết nối với chúng tôi.

Nutri ALL